手紙は、ふつう、前文(書き出しの挨拶(あいさつ)<頭語>、時候の挨拶、安否の挨拶(相手方・自分側)、感謝の言葉、おわびの言葉など)・主文(用件)・末文(終わりの挨拶<結語>)・後付け(日付、差出人の署名、受取人の氏名)から成る。
ここには、特に注意を要する用語や言葉遣いの例を掲げた。
(1)頭語と結語 それぞれの場合に応じて、次のような語が用いられる。
一般的な場合
頭語…拝啓・拝呈・拝白、一筆申し上げます
結語…敬具・拝具、かしこ(女性用)、さようなら
丁重な場合
頭語…謹啓・粛啓・粛呈、謹んで申し上げます
結語…敬白・敬具・頓首(とんしゅ)・再拝、かしこ(女性用)・ではこれで失礼いたします
急ぎの場合
頭語…急啓・急呈・急白、取り急ぎ用件のみ申し上げます
結語…草々・不一(ふいつ)、かしこ(女性用)・さようなら
重ねて出す場合
頭語…再啓・再呈・追呈、重ねて申し上げます
結語…敬具・敬白・草々、かしこ(女性用)・さようなら
略式の場合
頭語…前略・冠省(かんしょう)・略啓、前文お許しください・前略ごめんください
結語…草々・不一、かしこ(女性用)・さようなら・ではまた
返信の場合
頭語…拝復・復啓、お手紙拝見(いた)しました
結語…拝答・敬具・敬白・草々、かしこ(女性用)・御ご(お)返事まで
(2)時候の挨拶 頭語のあと、一字分あけて(または行を改めて)時候の挨拶を書く。
(3)安否の挨拶 (相手方・自分側)の例
(ア)個人あての場合
皆々様(御一同様)にはいよいよ御清祥のこととお喜び申し上げます。(なお)私ども一同、おかげさまで無事消光しております故、他事ながら御安心ください。