謹啓 -謹言、啓白
前略 - 草々
急啓 - 草々
拝復 - 敬具
▲ 後付け――日付、自分の署名、宛名など。
▲副文――追伸、追て書など
以上、頭語→前文→主文→末文→結語→後付け→副文と続く文書形式は、古くから書きならわされているものである。基本的にはこのように構成するのが原則です。
敬語の使い分け
様(さま) ……目上、同僚、部下、男女と誰にでも使ってよいし、最も一般的。
殿(どの) ……少々響きが固いので、一般的には公文書、あるいは男性向けに使われている。
先生(せんせい) ……目上の人、あるいは教職者、医者、弁護士など、知的職業の人あてに使われることが多い。
閣下(かっか) ……高官、将校以上の軍人などあてに使われるが、一般的ではない。
君(くん)、兄(けい) ……同僚、同輩またはそれ以下の人に対して使われ、男性のみに通用する。ビジネス文書ではほとんど使われない。
各位(かくい)……相手が多数の場合に使われる。注意すべきは、各位殿、各位様と書くのは誤りであるということ。
御中(おんちゅう)……団体、会社あてなどに使われる。○╳工業株式会社殿ではなく、○╳工業株式会社 御中と書く。御中が社名より少し下にずらせて書くようにする。